(一)文档管理
1. 数据集中存储
为解决企业文档管理分散的问题,系统采用集中存储的模式,将分散存储在各部门、各分公司用户计算机上的重要数据集中存储到统一平台上,实现对企业文档的统一管理,降低企业文档管理成本。同时系统采用分布式存储服务,可按需进行存储性能拓展,支持海量数据存储。
2. 细粒度权限体系
系统建立了完善的权限控制机制,保证不同用户基于不同权限访问和使用文档,有效保障企业文档的安全性。
3. 高效检索
具有多种检索模式,不仅支持文件名、文件内容、文件属性等检索方式,还能检索本地文件,有效帮助用户从海量文档中精确定位所需文档。
4.智能排重
可提高存储空间的利用率,系统会对共享文件自动判断是否出现重复,保证同样的文件只存储一份。
5. 版本管理
文档在协作完成过程中,会产生不同的版本。系统支持自动保存文档的历史版本,当用户需要恢复旧版本时,可一键下载。
6. 高效易用
无缝嵌入 Windows 资源管理器,云盘操作本地化,用户使用无感知。
7. 审批管理
提供文档归档、赋权审批,系统管理流程化,规范管理、提升管理效率。
(二)文档安全
1. 私有云存储架构
云文档管理系统基于私有云存储架构设计,部署在企业防火墙内,构筑一个企业数据中心内的专用云,确保企业数据安全掌控在自己手中。
2. 安全容灾
在文档存储方面,系统设计了独立文档仓库机制,在服务器出现故障时可轻松实现存储文档的转移、备份等,有效保障海量数据的集中安全存储,避免数据丢失、无从恢复的窘境。
3. 回收站机制
所有删除的文件和版本都可以在回收站内找回,有效避免误删除和恶意删除等风险。
4. 日志审计
系统提供健全完善的安全日志审计功能,任何用户的文档操作、登录情况、系统管理员操作等都有详细日志记录。对于盗取账户登录、恶意删除等行为,能够快速定位安全事件责任人,及时采取必要措施。
5. 三权分立
根据系统管理职能,系统提供三个管理员角色。系统管理员负责系统日常运行维护工作,安全保密管理员负责用户账号管理以及系统日志和安全审计员日志的审查分析,安全审计员负责对系统管理员、安全保密管理员的操作行为进行审计,各司其职,确保文档管理安全。
6. 融合加密、保护数据资产
结合天锐绿盾加解密接口实现上传、下载自动加解密;内置加密图标,直观展示文档加密情况;
深度集成天锐绿盾解密流程,一键快捷申请。
(三)文档协作共享
1. 安全共享
支持自定义创建企业公共区域或各部门文档库、知识库,满足不同的文档集中存储与分享需求。
员工之间可通过文件共享方式实现高效的协作办公。区别于普通的Windows共享,员工可灵活控制共享文件的协作对象和操作权限;同时,系统提供共享消息智能提醒功能,消息实时直达相关人员,使分享协作更精准、更具时效性。
2. 在线交流协作
员工之间可以通过在线编辑、文档评论等功能实现文档的交流协作。支持web多人协同在线编辑,有效提升办公效率。
3. 跨部门协作
基于项目需求,可自由创建群组,成员根据不同权限在群组内分享资料,轻松实现跨部门协作。
4. 文档锁定
支持文档锁定机制,用户在进行编辑修改工作时,通过锁定文档可防止多人同时参与而导致的内容冲突和覆盖。
5. 文件订阅
支持文件订阅查询,方便快捷查看文件内容,用户可选择需要订阅的文件夹,当此文件夹新增文件或者添加新的文件夹则会自动提醒订阅用户。
6. 分享外链
将文档生成分享外链发送给外部人员,外部人员访问分享外链即可获取文档。
(四)跨平台支持
随着移动互联网时代的到来,越来越多的人倾向于使用便捷的移动办公方式。借助手机通信的便利性,使用者即使不在办公区域也能高效迅捷地开展工作,对于突发性事件的处理、应急性事件的部署具有极为重要的意义。
1. 移动端访问
具有完美适配的系统语言,移动App提供文件管理、在线预览、文件共享、分享外链、协作办公、文件检索等高频功能。
2. 网页访问
用户无需安装任何软件,只要通过浏览器即可随时上传下载文档,并提供办公文档、音频、视频在线预览或编辑功能,快捷方便,提升工作效率。
3. 在线预览
用户不需要下载存储文档即可实现在线浏览,提高用户工作效率。